Una guía detallada sobre cómo trabajar con documentos en NextCloud

NextCloud es una plataforma de colaboración de contenido de código abierto que permite crear un almacenamiento seguro de archivos con funciones de intercambio y sincronización. No es demasiado decir que NextCloud es una solución ideal para la administración de archivos, ya que esta plataforma le permite compartir archivos y carpetas en su computadora, y sincronizarlos instantáneamente con su NextCloud Server.

Sin embargo, NetXCloud no solo es bueno para fotos y archivos multimedia. Esta plataforma tiene mucho que ofrecer cuando se ocupa de los documentos de la oficina. Este artículo le enseñará cómo trabajar con documentos en su instancia de NetXlCoud.

Organizar un almacenamiento centralizado en la nube

Con Nextcloud, Puede crear un entorno de almacenamiento conveniente donde pueda mantener y administrar todos sus documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Puede cargarlos manualmente o puede importar archivos de oficina desde el almacenamiento de terceros instalando las aplicaciones correspondientes desde la tienda de aplicaciones incorporada.

Por ejemplo, es posible integrar Dropbox, OneDrive y Google Drive. Por lo tanto, puede importar los documentos de su oficina y otros datos al almacenamiento NetXCloud.

Almacenamiento de archivos NextCloud

Administrar documentos con facilidad

Nextcloud le permite administrar documentos de diferentes maneras. Puede crear carpetas y subcarpetas para mantener documentos de diferentes tipos por separado. Por ejemplo, puede crear una carpeta para presentaciones y una para hojas de cálculo. Además, puede cambiar fácilmente el nombre, copiar o mover archivos de oficina eligiendo la opción requerida en el menú contextual cuando los haga clic derecho.

Para acceder rápidamente a los documentos necesarios, puede marcarlos como favoritos. Cuando necesite trabajar con ellos, simplemente haga clic en el Favoritos icono en el panel del lado izquierdo, y verá todos los documentos disponibles con este estado.

Otra característica útil es la capacidad de asignar etiquetas. Si desea crear una etiqueta, todo lo que necesita hacer es abrir un archivo a través del Detalles Ver en el menú contextual. Luego escriba lo que quiere usar como etiqueta. Puede asignar varias etiquetas a un solo archivo. Todas las etiquetas son compartidas por todos los usuarios en su NextCloud Server.

Administrar documentos en NextCloud

¿Qué es más? Nextcloud Los usuarios pueden dejar comentarios. Puedes usar el Detalles Ver para agregar sus comentarios en un documento o leer los que dejan otros. Los comentarios son visibles para los usuarios que tienen acceso al archivo.

Acceda a sus documentos desde el escritorio y el móvil

NextCloud viene con pleno soporte para Webdav, para que pueda conectarse y sincronizar fácilmente con sus documentos desde el almacenamiento de NextCloud a través de este protocolo. Puede conectarse a dispositivos Linux, Windows y MacOS, así como aplicaciones móviles para Android e iOS.

Una vez conectado, puede sincronizar su PC de escritorio o teléfono inteligente con su servidor NextCloud. Esto es especialmente útil cuando está constantemente en la marcha y necesita acceder a sus documentos desde diferentes ubicaciones.

Compartir documentos con otros

Que hace Nextcloud Genial son sus capacidades para compartir archivos seguros. Como usuario de NextCloud, puede compartir archivos e incluso carpetas con enlaces públicos, otros usuarios y grupos, círculos y conversaciones de conversaciones.

Al compartir un documento, hoja de cálculo o presentación, puede permitir editar el archivo con las soluciones de edición colaborativa de su NextCloud, como OnlyOffice.

Opciones de intercambio adicionales para archivos de oficina son:

• Ocultar descargar - Esta opción elimina el botón de descarga, lo que hace que sea imposible descargar el archivo.
• Proteger contraseña - Esta opción le permite establecer una contraseña.
• Establecer la fecha de vencimiento - Esta opción deshabilita automáticamente la acción en un día fijo.
• Nota al destinatario - Esta opción le permite enviar un mensaje al destinatario.
• Desastre - Esta opción está diseñada para revertir la compartir.
• Agregar otro enlace - Esta opción permite crear varios enlaces públicos con diferentes derechos.

El intercambio interno también está disponible en NextCloud.

Compartir documentos NextCloud

Cifrar sus documentos

Si trata con información confidencial, definitivamente encontrará útil esta función. El hecho es que NextCloud viene con una aplicación de cifrado del lado del servidor. Cuando lo habilita, todos sus archivos NextCloud se cifran automáticamente en el lado del servidor.

La aplicación de cifrado utiliza su inicio de sesión como contraseña para su clave de cifrado única, por lo que no necesita hacer nada. Simplemente inicie sesión en su instancia de NextCloud y administre los documentos de su oficina como suele hacer. No olvide que puede cambiar su contraseña en cualquier momento.

Puede habilitar el cifrado del lado del servidor en la configuración de administración.

Encrypt Documentos de NextCloud

Editar y colaborar en documentos con OnlyOffice

NextCloud se integra fácilmente con algunas suites de oficina que le permiten crear y editar documentos de oficina en línea. Una de las mejores soluciones es OnlyOffice Docs, un paquete de oficina de código abierto para la edición y colaboración de documentos en línea. Cuando se integra, Onlyfice Docs hace posible editar archivos DOCX, XLSX, PPTX, CSV y TXT, así como ver PDFS.

Con esta suite de oficina en línea, puede colaborar con otros usuarios de NextCloud en tiempo real. Para este propósito, Onlyfice Docs Proporciona un conjunto completo de características de colaboración, incluidos dos modos de coedición (rápido y estricto), control de versiones e historial de versiones, cambios de seguimiento, comentarios, menciones de usuario y comunicación a través del chat incorporado.

La colaboración en documentos en tiempo real es incluso posible entre varias instancias federadas de NextCloud que están conectadas a un solo servidor de documentos Onlyoffice (OnlyOffice Docs).

Lea esta guía para averiguar cómo integrar OnlyOffice Docs con NextCloud.

Colaborar documentos con OnlyOffice

Crear y completar formularios en línea

Además de los documentos de texto tradicionales, hojas de cálculo y presentaciones, Onlyfice Docs también le permite trabajar con formularios más rellenos. En otras palabras, puede crear, editar y colaborar en documentos con campos rellenos. Estos campos pueden ser de diferentes tipos. Por ejemplo, campos de texto, botones de radio, listas desplegables, casillas de verificación, cuadros combinados e imágenes.

Al crear un formulario más relleno, puede agregar tantos campos como sea necesario y ajustar sus propiedades. Onlyfice Docs Funciona con DOCXF, su propio formato para plantillas de formulario. Entonces, cuando crea un formulario, crea un archivo DOCX que puede editar e incluso compartir con otros con fines de colaboración.

Cuando tu Docxf el formulario está listo, puede guardarlo como Tormenta. Esta es otra extensión de archivo desarrollada por el equipo Onorfice. Este formato se utiliza para formularios más completables. La principal peculiaridad de Oform es que dicho archivo no se puede editar, excepto para ingresar datos en los campos.

Entonces, cuando abre un archivo Oform, no verá ninguna herramienta de edición. Podrá navegar a través de los campos existentes e ingresar los datos requeridos. Cuando se completa el archivo Oform, puede guardarlo como un PDF y descargarlo directamente desde la interfaz del editor.

Crear y llenar formularios en línea

Utilizar permisos de intercambio adicionales

Además de los permisos estándar de intercambio de archivos, Onlyfice Docs Ofrece un conjunto de derechos de acceso avanzados que puede usar al compartir un archivo de oficina con otros usuarios:

• Con acceso completo, puedes hacer lo que quieras.
• Solo con la vista, puede abrir el archivo para ver, pero la edición está prohibida.
• Con comentarios, puede ver el archivo y dejar comentarios sobre él.
• Con revisión, puede usar el modo de cambios de pista.
• Con el filtro personalizado, otros usuarios no podrán cambiar el filtro establecido al editar la hoja de cálculo compartida.

NextCloud le permite compartir archivos de Office usando Drag-Drop en Talk. Todos los participantes del chat tendrán acceso al archivo compartido.

Convierta los documentos de la oficina a los formatos OOXML

Onlyfice Docs También viene con características de conversión. Entonces, si tiene documentos de oficina que no sean OOXML, puede convertirlos con un clic. La lista de formatos compatibles para la conversión es realmente larga e incluye DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX.

Sin conversión a OOXML, puede abrir dichos archivos solo para ver. Si desea convertir un archivo no ooxml, haga clic con el botón derecho y seleccione el Convertido con la opción Onone Office. Después de eso, podrá abrirlo y editarlo sin limitaciones.

Convertir documentos en formato OOXML

Proteja sus documentos

Cuando se trata de protección de documentos, Only Offficen Docs tiene algunas características realmente interesantes. La forma más fácil de evitar que su documento no sea autorizado es establecer una contraseña segura. Cuando abra el documento, deberá ingresar la contraseña cada vez. Esto es muy útil si existe el riesgo de que alguien pueda acceder a su dispositivo cuando esté temporalmente lejos de él.

Otra característica de seguridad es la capacidad de agregar marcas de agua. Onlyfice Docs Permitirle agregar una marca de agua de texto o usar una imagen para proteger los archivos de su oficina. En la configuración OnlicEfice, también puede decidir si desea que se muestren marcas de agua mientras comparte los archivos con una vista segura.

Proteger los documentos en NextCloud

Para usuarios avanzados, hay algo más sofisticado. Onlyfice Docs Utiliza Jason Web Token (Jwt), por lo que puede habilitar esta tecnología y configurar su token para proporcionar el más alto nivel de seguridad. Lea la documentación oficial si desea saber sobre JWT en OnlyOffice Docs.

Documentos de marca de agua en NextCloud

Como se puede ver, Netxcloud es una excelente plataforma para la gestión de documentos y el intercambio de archivos. Sin embargo, se vuelve mucho más poderoso cuando lo integras con Onlyfice Docs. La solución combinada puede hacer todas las tareas de oficina y le permite crear un entorno de colaboración seguro en su máquina local.