Cómo alfabetizar en Excel

Cuando desea alfabetizar en Excel, ya sea para ordenar una columna o una fila, el proceso suele ser sencillo. Sin embargo, cuando se trata de alfabetizar varias filas o columnas, o tratar con letras y números, el proceso puede requerir algunos pasos adicionales.

En este artículo aprenderá todo lo que necesita saber sobre cómo alfabetizar sus datos en una hoja de cálculo de Excel.

2. Selecciona el Hogar menú, y seleccione el Filtro de clasificación desplegable en el grupo de edición en la cinta.

3. Seleccionar tampoco Ordenar A a Z o Ordena Z a un Dependiendo de cómo le gustaría organizar los datos.

Ahora, cuando mira hacia atrás a la columna que resaltó, verá que los datos allí se han ordenado alfabéticamente utilizando el método que eligió.

¿Qué pasa si sus datos tienen números?? Por ejemplo, supongamos que tiene una segunda columna con las edades de cada persona.

Desea ordenar esa columna, por lo que sigue el mismo procedimiento que el anterior y selecciona la columna de datos.

Esta vez, cuando seleccione Sort & Filter en la cinta, verá que las selecciones de cómo clasificar han cambiado.

Estas opciones clasificarán los números del número más pequeño al más grande o al revés.

Clasificación de la multi-columna

Hay un problema con la clasificación de columnas individualmente en una tabla que contiene múltiples columnas de datos. 

Si solo selecciona una columna y la ordena, las otras columnas permanecen en su lugar. Esto significa que su hoja de cálculo se mezclaría y los datos ya no tendrían sentido. La respuesta a esto es ordenar todas las columnas a la vez.

Hagamos esto nuevamente con el nombre y la hoja de cálculo de ejemplo de edad.

1. Esta vez, en lugar de seleccionar una sola columna, seleccione toda la tabla.

2. En el Hogar Menú, seleccione Filtro de clasificación, Y al igual que antes, seleccione su preferencia de clasificación.

Ahora, verá que no solo los nombres se han ordenado alfabéticamente en su hoja de cálculo de Excel, sino que las edades asociadas de la segunda columna se clasificaron junto con ellos. Esas edades se quedaron con el nombre correcto.

Esto funciona no solo con una hoja de cálculo de dos columnas en Excel, sino que funcionará independientemente de cuán grande sea su hoja de cálculo, siempre que seleccione todos los datos en la hoja antes de clasificar.

Si lo desea, también puede ordenar varias columnas en una y luego ordenar esa columna única en su lugar.

Clasificación personalizada

Notará que otra opción en el menú desplegable de clasificación y filtro es el tipo personalizado.

Para ver cómo funciona esto, tomemos una hoja de cálculo mucho más grande como ejemplo. La hoja de cálculo en este ejemplo es una lista de puntajes SAT para las escuelas secundarias en el estado de Nueva York.

1. Seleccione la tabla completa de datos en la hoja de cálculo, seleccione el Hogar Menú, seleccione Filtro de clasificación, y seleccionar Clasificación personalizada.

2. Verá aparecer una nueva ventana emergente donde puede seleccionar cómo se ordene específicamente cada columna. Seleccione la columna que desea ordenar, seleccione cómo desea ordenarla y luego seleccione cómo desea ordenarla (A a Z, Z a A o personalizado).

Notarás que hay algo interesante Ordenar opción. Estos son:

• Valores celulares: Clasifique alfabéticamente, o en el caso de los números, de bajo a alto o alto
• Color celular: Organizar datos agrupados por el color celular
• Color de fuente: Organizar datos agrupados por Font Color
• Icono de formato condicional: Organice los datos del icono en la celda desde su lógica de formato condicional

Esto ordenará toda la tabla de datos por la primera columna que ha seleccionado. Pero también puede hacer un tipo secundario (una vez que se ordene la primera columna seleccionada).

Solo seleccione Agregar nivel. De los nuevos campos que aparecen, seleccione la columna, ordene y ordene los desplegables nuevamente según lo desee.

Seleccionar DE ACUERDO y verá que toda su tabla ahora está ordenada por varias columnas.

Primero ordenará por la columna inicial que seleccionó, luego la segunda, la tercera, y así sucesivamente.

Nota: Es posible que haya notado que las opciones de clasificación de la columna en el menú desplegable de arriba incluían los nombres del encabezado en lugar de las letras. Esto se debe a la casilla de verificación al lado de Mis datos tienen encabezados En la ventana de clasificación se selecciona. Si su hoja de cálculo tiene encabezados, asegúrese de seleccionar esto.

Alfabetizar en Excel con filtro

Mientras usa el menú desplegable Sort & Filter en el menú de inicio, es posible que haya notado que también hay un Filtrar opción.

Si selecciona esto, notará que aparecen flechas desplegables en la parte superior de cada columna. Cuando seleccione una de las flechas en la parte superior de cualquiera de esas columnas, verá una larga lista de opciones.

Así es como funciona cada una de estas opciones:

• Ordenar A a Z o Ordena Z a un: Ordene la hoja usando esta columna alfabéticamente en cualquier dirección.
• Ordenar por color: Esto traerá la misma ventana de clasificación de múltiples columnas que en la última sección anterior.

Las otras opciones de filtrado en la parte inferior no lo ayudan a alfabetizar en Excel, pero hay muchas opciones para filtrar datos que no le importan. Cuando seleccionas Filtros de texto, Puede elegir solo mostrar datos en la hoja que:

• Iguales un valor específico
• No es igual un valor específico
• Empieza con una palabra o número
• Termina con una palabra o número
• Contiene una palabra o número
• No contiene una palabra o número
• Filtro personalizado le permite combinar cualquiera de los filtros anteriores para usar múltiples filtros

Como puede ver, hay muchas formas de alfabetizar (o números de pedido) en Excel. La opción que elige realmente depende de cuántos datos desea ordenar, qué tan grande es la tabla que desea clasificar y si desea ordenar solo una columna o fila, o múltiples.

Obtenga más información sobre diferentes consejos y trucos para Excel, y comparta cualquier otra técnica que conozca para ordenar sus filas y columnas en Excel.