Cómo usar formularios de Microsoft

Un fuerte aumento en el trabajo remoto ha llevado a muchos empleadores a pasar a soluciones de software basadas en la nube. Eso significa que más personas que nunca tienen acceso al conjunto de aplicaciones de Microsoft Office 365, incluidos los formularios de Microsoft. Microsoft Forms es una aplicación solo en línea que puede usar para crear cuestionarios, encuestas y otros tipos de formularios.

Si no tiene una cuenta premium de Office 365, aún puede usar formularios de Microsoft registrando una cuenta gratuita de Microsoft. A continuación, lo guiaremos a través de cómo usar formularios de Microsoft, que incluyen: cómo crear un formulario, recopilar respuestas y acceder a los resultados.

Tipos de preguntas

Selecciona el Agregar nuevo botón y elija un tipo de pregunta. Microsoft Forms ofrece una variedad de tipos de preguntas. Nota: Puede copiar, eliminar, mover, agregar un subtítulo o requerir una respuesta a cualquier pregunta.

Elección. Use este tipo de pregunta para preguntas estándar de opción múltiple. Las opciones incluyen respuestas de baraja, agregar una imagen o video, y mostrar respuestas como una lista desplegable, botones de radio o casillas de verificación para múltiples respuestas.

Texto. Use este tipo para preguntas que requieran una respuesta escrita. Las opciones incluyen permitir respuestas largas y agregar una imagen o video.

Clasificación. Este tipo de pregunta pide a los encuestados que proporcionen una calificación en una escala. Las opciones incluyen agregar una imagen o video. La escala puede incluir entre dos y diez niveles, y puede elegir entre una escala numérica o el símbolo de la estrella.

Fecha. Use este tipo de pregunta cuando la respuesta es una fecha.

Clasificación. El tipo de pregunta de clasificación permite a los encuestados clasificar las opciones que proporciona arrastrando y dejando caer.Puede agregar una imagen o video y hasta diez opciones.

Lacrojo.Este tipo de pregunta es similar a la calificación. Una pregunta de Likert pide a los encuestados que indiquen cuánto están de acuerdo o en desacuerdo con una declaración.

Subir archivo. Este tipo de pregunta solo está disponible para los usuarios que tienen una cuenta de OneDrive for Business. Elegir este tipo de pregunta hará que se cree una nueva carpeta en su OneDrive para negocios, y los encuestados cargarán sus archivos en esa carpeta.

Net Promoter Score®. También de manera similar al tipo de pregunta de calificación, Microsoft dice que las preguntas de este tipo están "preestableciendo los estándares NPS, pero puede personalizarlas si tiene requisitos especiales. Si usa este tipo de pregunta, tendrá acceso a una página de resumen que muestra puntajes generales y distribución."

Agregar una nueva sección. Elija esto si desea crear secciones dentro de su formulario. Puede agregar, eliminar y mover secciones como puede preguntas.

En cualquier momento, puede ver cómo se verá su formulario para los encuestados haciendo clic en Avance.

Derivación

Los formularios de Microsoft también le permiten aplicar la lógica de las preguntas (la llaman "ramificación"). Haga clic en el icono de más opciones y seleccione Agregar ramificación. Navegue a la pregunta a la que desea aplicar la ramificación, y para cada respuesta posible, puede especificar qué pregunta se dirigirá al encuestado a la siguiente.

Hacer que su forma de Microsoft se vea bien

Seleccionar Tema Para ver algunas opciones para condimentar la apariencia de su forma.

Puede:

1. Elija uno de Microsoft sugerido Ideas de temas
2. Elija un color principal para elementos de su forma
3. Busque o cargue una imagen de fondo de su elección

Si elige la tercera opción, puede buscar Bing para una imagen o cargar su propia imagen desde su cuenta OneDrive o su computadora. También puede optar por restringir los resultados de búsqueda de imágenes solo a aquellos etiquetados con la licencia Creative Commons, que es realmente útil. Haga clic en el Agregar botón para establecer la imagen que ha elegido como imagen de fondo para su formulario.

Recuerda, siempre puedes seleccionar Avance Para ver cómo se verá su formulario para los encuestados en computadoras o dispositivos móviles.

Compartir su forma y obtener respuestas

Haga clic en el Enviar botón para preparar su formulario para su distribución. A partir de ahí, puede copiar el enlace al formulario, generar un código QR, copiar el código de incrustación, compartir el enlace del formulario por correo electrónico o publicar en Facebook o Twitter.

Si ha iniciado sesión en una cuenta premium de Microsoft, verá formas adicionales de limitar quién puede responder a su formulario.

Las opciones incluyen:

• Cualquiera puede responder
• Solo las personas en mi organización pueden responder
• Las personas específicas en mi organización pueden responder

También puede generar un enlace para compartir su forma con otra persona como plantilla.

Para imprimir su formulario, seleccione el Mas opciones icono y Forma impresa.

Ver respuestas

Ver el Respuestas pestaña para ver un tablero de respuestas. Microsoft le brinda algunos datos básicos, como cuántas respuestas tiene, el tiempo promedio que llevó a los encuestados completar el formulario y si el formulario está activo o cerrado.

Si selecciona el Mas opciones icono, puede eliminar todas las respuestas, imprimir un resumen o crear un enlace de resumen para compartir con otros.

Selecciona el Ver resultados botón para hacer clic a través de cada respuesta individual. Alternativamente, seleccione Abrir en Excel Para exportar las respuestas del formulario a una hoja de cálculo. El panel de respuestas también resume las respuestas a cada pregunta, a menudo mostrando resultados en un gráfico.

Otras herramientas para crear formularios

Los formularios de Microsoft son lo suficientemente robustos para la mayoría del lugar de trabajo y usos personales, pero no es el único jugador de la ciudad. Puede leer nuestra comparación de otras herramientas como SurveyMonkey VS. Formularios de Google o aprender sobre las 10 mejores plantillas de Google Forms, o incluso cómo hacer un formulario de Google Docs más relleno con tablas.