Cómo usar el seguimiento de reuniones de Outlook para ver quién aceptó

Microsoft Outlook permite a los organizadores de reuniones ver una lista de personas que han aceptado una invitación de reunión. Eso significa que puede usar el seguimiento de reuniones de Outlook para ver una lista de todos los que tienen RSVP en su reunión, y en la mayoría de los casos, puede ver quién ha aceptado una reunión incluso si no es el organizador de la reunión.

Volveremos a través de cómo las respuestas de las reuniones funcionan en Outlook y cómo ver el seguimiento de los asistentes de la reunión en el navegador, el escritorio y las versiones móviles para que pueda ver quién aceptó una invitación de reunión en Outlook.

Si elige la tercera opción, el organizador de la reunión no recibirá un correo electrónico con su respuesta. Sin embargo, eso no significa necesariamente que su respuesta no se rastree. Si está utilizando Outlook para Mac, Outlook en la web, Outlook para iOS o Outlook para Android, su respuesta aún se rastreará incluso si elige "No envíe una respuesta." 

Además, si es un usuario de Microsoft 365 y elige aceptar, aceptar tentativamente o rechazar una invitación de reunión sin enviar una respuesta, el organizador de la reunión y otros asistentes que son usuarios de Microsoft 365 aún podrán ver su respuesta.

Microsoft para Windows es la excepción. Si está invitado a una reunión y elige "No envíe una respuesta", entonces ni el organizador de la reunión ni los otros asistentes pueden ver su respuesta a la invitación. Sin embargo, ese podría no ser el caso por mucho tiempo. Microsoft dice: “Planeamos actualizar este comportamiento en Outlook para Windows también, pero aún no tenemos una fecha de lanzamiento esperada."

Por último, tenga en cuenta que si la reunión fue organizada por un usuario de Microsoft 365, la lista de invitados y sus respuestas se puede ver a través de cualquier aplicación de Outlook, excepto Outloid para Android. Las respuestas no se pueden ver en aplicaciones sin outloves.

Cómo usar el seguimiento de reuniones de Outlook en un navegador

Siga estos pasos para ver las respuestas a una reunión en Outlook Online.

1. Navegue a Outlook.oficina.com e inicie sesión con su nombre de usuario y contraseña.
2. Seleccione el icono del calendario a la izquierda.

3. Seleccione la fecha de la reunión que le interesa el seguimiento.

4. Seleccione la reunión específica para la que desea ver las respuestas.

5. En la ventana emergente de la información de la reunión, seleccione el icono de Diagonal Arrow "View Event".

6. En la vista ampliada del evento, verá información sobre quién organizó la reunión y cómo han respondido los invitados.

7. Expandir cada categoría seleccionando el > ícono para ver respuestas individuales.

Como se mencionó, si es un usuario de Microsoft 365, los pasos anteriores deberían funcionar si es el organizador de la reunión o no.

Vale la pena señalar que no hay una buena manera de copiar la lista de respuestas de Outlook Online. Para eso, necesitará la aplicación de escritorio de Outlook.

Cómo usar el seguimiento de reuniones de Outlook en la aplicación de escritorio

Los usuarios de la mayoría de las versiones de escritorio de Outlook pueden seguir estos pasos para ver quién aceptó una invitación de reunión en Outlook. Como se señaló, esto solo funcionará si usted es el organizador de la reunión.

1. Abra Outlook y seleccione el calendario en el panel de navegación de Outlook.

2. Seleccione la reunión que le interesa desde el calendario.
3. Selecciona el Reunión o Ocurrencia de reunión pestaña.

4. Seleccionar Seguimiento.

5. Si la reunión es recurrente, elija ver el seguimiento para la ocurrencia de la reunión o toda la serie.

6. Verá una lista de invitados de reuniones y sus respuestas.

7. Si desea imprimir una lista de respuestas o pegarlas en otro lugar, seleccione la flecha desplegable junto a Seguimiento sobre el Reunión pestaña y elija Copiar estado al portapapeles.

8. Ahora puedes pegar (Control + V) La información de seguimiento en un documento como Word o Excel para imprimirla o pegarla en cualquier otro lugar que desee, como en un correo electrónico o mensaje de chat.

Si bien la aplicación de escritorio de Outlook para Windows es un poco más ajustada y menos elegante que su versión en línea, la capacidad de copiar fácilmente la información de seguimiento de reuniones es una buena característica.

Cómo ver quién aceptó una invitación de reunión en Outlook para Mobile

Cuando estás en la marcha, aún puedes verificar para ver quién ha aceptado una invitación de reunión usando la aplicación Outlook para su dispositivo móvil.

1. Iniciar la aplicación Outlook.

2. Seleccione el calendario.

3. Seleccione una reunión en el calendario.
4. Bajo Asistentes, Verá una lista de personas que aceptaron la invitación de la reunión.

5. Si la reunión tiene muchos asistentes, puede ver un enlace a Ver a todos los asistentes.

6. Selecciona el Ver todos los asistentes ### Enlace para ver una lista de todos los asistentes ordenados por respuesta (aceptado, tentativo, rechazado).

Cómo cambiar lo que hace Outlook con las respuestas de las reuniones

Reuniones de los organizadores que usan Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 y Outlook 2013 pueden cambiar la forma en que Outlook procesa las respuestas de las reuniones. Puede optar por que las respuestas de las reuniones pasen por alto su bandeja de entrada. Las respuestas de la reunión están configuradas para omitir su bandeja de entrada de forma predeterminada, pero puede cambiar ese comportamiento si lo desea.

1. En Outlook, seleccione Archivo > Opción.

2. En el Opciones de Outlook Ventana, seleccione Correo.

3. En el Seguimiento Sección, si el cuadro etiquetado Procesar automáticamente las solicitudes y respuestas de las reuniones a las solicitudes y encuestas se verifica, entonces no aparecerán respuestas de reunión en su bandeja de entrada a menos que el invitado agregue un comentario a su respuesta. La información de seguimiento para la reunión se actualizará en consecuencia. Si desactiva este cuadro, recibirá un mensaje en su bandeja de entrada cada vez que un asistente actualice su respuesta.
   

4. Del mismo modo, puede marcar la casilla marcada Actualizar información de seguimiento y luego eliminar respuestas que no contienen comentarios. La reunión se actualizará con cualquier respuesta que reciba, y las respuestas en sí mismas se eliminarán si no contienen ningún comentario.

Como puede ver, simplemente ajustando algunas configuraciones diferentes, puede obtener Outlook para hacer exactamente lo que desea con las respuestas de la reunión y la información de seguimiento.