¿Qué es Microsoft Power Automate y plantillas gratuitas para descargar?

Si es un usuario de Microsoft 365, es posible que haya visto el icono de la aplicación Power Automate que se encuentra entre las aplicaciones de Microsoft con las que está más familiarizado, como Excel, PowerPoint y Outlook. Discutiremos qué es la potencia automatizada y qué puede hacer. Luego echaremos un vistazo a algunas plantillas de automatización de potencia útiles que puede implementar de inmediato. 

Muchos trabajos de oficina implican tareas repetitivas que no llevan a un científico de cohetes a realizar things, como guardar un archivo adjunto de correo electrónico a una carpeta particular en OneDrive o Dropbox o crear una tarea en Microsoft Planner de un mensaje en equipos de Microsoft. Estos son los tipos de tareas que la potencia automatizó para hacer. 

Pero lo que hace que la potencia automatice sea realmente útil es que también puede conectarse a un tonelada de aplicaciones de terceros. La última vez que verificamos, Power Automatate se conecta a más de 500 servicios. Whoa.

Tres tipos de flujos

Microsoft clasifica las cosas que puede hacer en Power Automator en tres tipos de flujos:

1. Flujos de nubes
2. Flujos de escritorio
3. Flujos del proceso de negocio

Veamos cada tipo de flujo y repasemos por qué podría usarlo.

Flujos en la nube de Power Automate

Los flujos en la nube en Microsoft Power Automate se pueden dividir en tres categorías:

• Flujos automatizados
• Flujos instantáneos
• Flujos programados

Los flujos automatizados son activados por un evento, como cuando se publica un nuevo tweet con un hashtag en particular o cuando recibe un correo electrónico de una persona específica. Puede usar un flujo automatizado para conectar cuentas y permitirles comunicarse entre sí. Por ejemplo, puede crear una automatización que le envíe un mensaje de texto cada vez que reciba un correo electrónico de su jefe.

El clic de un botón desencadena flujos instantáneos. Supongamos que le envía un recordatorio de su equipo por correo electrónico repetidamente para unirse a la reunión del equipo diario. Podrías crear un botón para automatizar eso. Cree el botón y luego en cualquier momento que haga clic en ese botón, se envía automáticamente un correo electrónico a su equipo recordándoles que se unan a la reunión. No solo eso le ahorrará tiempo, sino que también reducirá los errores, como dejar inadvertidamente a alguien fuera del correo electrónico.

Un flujo programado automatiza las tareas en un horario. Por ejemplo, puede crear un flujo programado que cargue automáticamente los datos en un sitio de SharePoint o una base de datos específica.

Esos son los tres tipos de flujos de automatización de potencia que tratan la información en la nube. A continuación, veremos los flujos de tareas que realiza en su escritorio.

Flujos de escritorio de Power Automate

Microsoft tiene una herramienta llamada Power Automate Desktop que extiende las capacidades de Power Automate, lo que le permite automatizar procesos de escritorio repetitivos, y eso incluye acciones que realiza en la Web. Es similar a grabar una macro en Excel. Puede registrar una serie de acciones y especificar las condiciones que deben ser verdaderas para activar ese conjunto de acciones.

Por ejemplo, puede crear un flujo de escritorio que extraiga datos de un sitio web y lo agrega a un archivo de Excel. O podría configurar un flujo que combine los documentos de Microsoft Word en PDFS.

Flujos del proceso comercial de Power Automate

Supongamos que tiene empleados que responden a las solicitudes de servicio al cliente. No importa qué empleado esté interactuando con un cliente, desea que sigan exactamente los mismos pasos, por lo que la experiencia del cliente es consistente.

En otras palabras, puede usar un flujo de proceso comercial para configurar una serie de pasos para que las personas sigan para lograr un resultado particular. En lugar de confiar solo en la capacitación de los empleados, los flujos de procesos comerciales guían al empleado y les ayudan a evitar errores.

Plantillas de automatización de energía útil

Quizás la forma más fácil de concretar su mente en torno a lo que Microsoft Power Automate puede hacer es explorar algunas plantillas. Si ha usado ifttt, está familiarizado con este concepto. Las plantillas de automatización de energía son como applets o recetas en IFTTT. 

Puede usar plantillas de automatización de potencia como es, o puede ajustarlas para que se ajusten a sus circunstancias y objetivos específicos. Aquí hay algunos para comenzar.

Plantillas de flujo automatizadas útiles

1. Guardar Outlook.com adjuntos de correo electrónico a su onedrive. 

Cada vez que reciba un correo electrónico con un archivo adjunto, el archivo adjunto se guardará en su onedrive en una carpeta llamada archivos adjuntos de correo electrónico desde potencia automatizar.

2. Envíe un correo electrónico para nuevos tweets sobre una determinada palabra clave. 

Cada vez que hay un tweet sobre una palabra clave que especifique, Power Automate enviará un correo electrónico con algunos detalles básicos del usuario sobre la cuenta que publicó el tweet.

Plantillas de flujo instantáneo útiles

1. Enviarme un recordatorio en 10 minutos. 

Esta plantilla de flujo crea un botón que le enviará un recordatorio retrasado personalizado.

2. Programe una reunión con un remitente de mensaje. 

Este flujo le permite programar una reunión con el remitente de cualquier mensaje de un canal o chat de Microsoft Teams.

Plantillas de flujo programadas útiles

1. Envíeme un correo electrónico con una lista de los próximos eventos de calendario. 

Esta plantilla analizará su calendario y le enviará un resumen de correo electrónico de su próxima semana, incluida información sobre vuelos, hoteles y clima.

2. Envíe un correo electrónico de recordatorio de Office 365 Outlook para reuniones tempranas al día siguiente. 

Esta es una excelente para las personas que olvidan mirar el horario de mañana, pero consulta con frecuencia los correos electrónicos. Si hay alguna reunión al día siguiente antes del tiempo que especifique, enviará un recordatorio a su correo electrónico de Outlook.

Pasar más tiempo haciendo las cosas que nadie más puede hacer

El lema de Microsoft para Power Automate es: "Cuida lo importante. Automatizar el resto."Tienes que admitir que tienen un punto. Si automatiza lo que se puede automatizar, eso le deja más tiempo para cosas más importantes como la estrategia, el pensamiento profundo y la relajación. El futuro es ahora, y es hora de poner a los robots para que funcionen para ti!