Por qué deberías usar rangos con nombre en Excel

Los rangos con nombre son una característica útil, pero a menudo subutilizada, de Microsoft Excel.  Los rangos con nombre pueden hacer que las fórmulas sean más fáciles de entender (y depurar), simplificar la creación de hojas de cálculo complicadas y simplificar sus macros.

Un rango con nombre es solo un rango (ya sea una sola celda o un rango de celdas) a la que asigna un nombre.  Luego puede usar ese nombre en lugar de referencias de celdas normales en fórmulas, en macros y para definir la fuente de gráficos o validación de datos.

Uso de un nombre de rango, como el taxi, en lugar de una referencia de celda estándar, como Sheet2!$ C $ 11, puede hacer que una hoja de cálculo sea más fácil de entender y depurar/auditoría.

Usando rangos con nombre en Excel

Por ejemplo, veamos un formulario de pedido simple.  Nuestro archivo incluye un formulario de pedido llenable con un menú desplegable para seleccionar el método de envío, más una segunda hoja con una tabla de costos de envío y la tasa impositiva.

La versión 1 (sin rangos con nombre) utiliza referencias normales de celda de estilo A1 en sus fórmulas (que se muestran en la barra de fórmula a continuación).

La versión 2 utiliza rangos con nombre, lo que hace que sus fórmulas sean mucho más fáciles de entender.  Los rangos nombrados también hacen que sea más fácil ingresar fórmulas, ya que Excel mostrará una lista de nombres, incluidos los nombres de las funciones, que puede elegir, siempre que comience a escribir un nombre en una fórmula.  Haga doble clic en el nombre en la lista de selección para agregarlo a su fórmula.

Abriendo el Administrador de nombres ventana del Fórmulas La pestaña muestra una lista de los nombres de rango y los rangos de celdas a los que hacen referencia.

Pero los rangos nombrados también tienen otros beneficios.  En nuestros archivos de ejemplo, el método de envío se selecciona utilizando un desplegable (validación de datos) en la celda B13 en la hoja1.  El método seleccionado se utiliza para buscar los costos de envío en la hoja2.

Sin rangos con nombre, las opciones desplegables deben ingresarse manualmente ya que la validación de datos no le permitirá seleccionar una lista de origen en una hoja diferente.  Entonces, todas las opciones deben ingresarse dos veces: una vez en la lista desplegable, y nuevamente en la hoja2.  Además, las dos listas deben coincidir.

Si se comete un error en una de las entradas en cualquier lista, la fórmula de costo de envío generará un error #n/a cuando se seleccione la elección errónea.  Nombrar la lista en la hoja2 como Métodos de envío Elimina ambos problemas.

Puede hacer referencia a un rango con nombre al definir la validación de datos para una lista desplegable simplemente ingresando = Metodios de envío En el campo de origen, por ejemplo.  Esto le permite usar una lista de opciones que están en otra hoja.

Y si el desplegable hace referencia a las celdas reales utilizadas en la búsqueda (para la fórmula de costo de envío), las opciones de desplegabilidad siempre coincidirán con la lista de búsqueda, evitando los errores #N/A.

Crear una gama nombrada en Excel

Para crear un rango con nombre, simplemente seleccione la celda o el rango de celdas que desea nombrar, luego haga clic en el Nombre de Caja (Donde normalmente se muestra la dirección de celda seleccionada, acaba de salir de la barra de fórmula), escriba el nombre que desea usar y presione Ingresar.

También puede crear un rango con nombre haciendo clic en el Nuevo Botón en la ventana Manager de nombre.  Esto abre un Nuevo nombre ventana donde puede ingresar el nuevo nombre.

Por defecto, el rango a nombrar se establece en cualquier rango seleccionado cuando haga clic en el botón Nuevo, pero puede editar ese rango antes o después de guardar el nuevo nombre.

Tenga en cuenta que los nombres de rango no pueden incluir espacios, aunque pueden incluir subrayos y períodos.  En general, los nombres deben comenzar con una letra y luego contener solo letras, números, períodos o subrayadores.

Los nombres no son sensibles a los casos, pero el uso de una cadena de palabras en mayúscula, como el taxi o las ventajas de diciembre de 2018, hacen que los nombres sean más fáciles de leer y reconocer.  No puede usar un nombre de rango que imite una referencia de celda válida, como DOG26.

Puede editar sus nombres de rango o cambiar los rangos a los que se refieren con la ventana de Name Manager.

Tenga en cuenta también que cada rango con nombre tiene un alcance definido.  Normalmente, el alcance predeterminado a Libro de trabajo, lo que significa que el nombre de rango se puede hacer referencia desde cualquier lugar dentro del libro de trabajo.  Sin embargo, también es posible tener dos o más rangos con el mismo nombre en hojas separadas, pero dentro del mismo libro de trabajo.

Por ejemplo, es posible que tenga un archivo de datos de ventas con hojas separadas para enero, febrero, marzo, etc.  Cada hoja podría tener una celda (rango llamado) llamado mensajes mensuales, pero normalmente el alcance de cada uno de esos nombres solo sería la hoja que lo contiene.

Así, la fórmula = Round (mensajes mensuales, 0) Daría ventas de febrero, redondeadas al dólar entero más cercano, si la fórmula está en la hoja de febrero, pero las ventas de marzo si están en la hoja de marzo, etc.

Para evitar confusiones en libros de trabajo que tengan múltiples rangos en hojas separadas con el mismo nombre o libros de trabajo simplemente complicados con docenas o cientos de rangos con nombre, puede ser útil incluir el nombre de la hoja como parte de cada nombre de rango.

Esto también hace que cada nombre de rango sea único, para que todos los nombres puedan tener un alcance de libro de trabajo.  Por ejemplo, enero_monthlysales, febrero_monthlysales, presupuesto_date, orden_date, etc.

Dos precauciones con respecto al alcance de los rangos con nombre: (1) No puede editar el alcance de un rango con nombre después de que se crea, y (2) solo puede especificar el alcance de un nuevo rango con nombre si lo crea usando el Nuevo botón en el Administrador de nombres ventana.

Si crea un nuevo nombre de rango escribiéndolo en el cuadro de nombre, el alcance se predeterminará a cualquiera de los libros de trabajo (si no existe otro rango con el mismo nombre), o la hoja donde se está creando el nombre.  Por lo tanto, para crear una nueva gama nombrada cuyo alcance se limita a una hoja en particular, use el botón "Nuevo" de Name Manager.

Finalmente, para aquellos que escriben macros, los nombres de rango se pueden hacer referencia fácilmente en el código VBA simplemente colocando el nombre de rango dentro de los soportes.  Por ejemplo, en lugar de este libro de trabajo.Hojas (1).Células (2,3) Simplemente puede usar [salestotal] si ese nombre se refiere a esa celda.

Comience a usar rangos con nombre en sus hojas de trabajo de Excel y rápidamente apreciará los beneficios! Disfrutar!