Cómo crear una base de datos con Microsoft Access

Si tiene una suscripción de Office 365, una de las aplicaciones a las que puede acceder es el acceso. Es una herramienta para crear varios tipos de bases de datos e informes en su computadora. Si está buscando un método sobre cómo crear una base de datos, MS Access es la mejor manera de hacerlo, ya sea que desee crear una base de datos simple o compleja.

Puede usar la herramienta para crear una base de datos, crear formularios para entradas de datos, filtrar sus datos utilizando consultas personalizadas y generar informes fuera de sus datos. Hay asistentes paso a paso para ayudarlo a crear estos elementos para que no sea demasiado difícil de usar.

4. Haga clic en el pequeño icono de carpeta y elija una ruta para guardar su base de datos. Luego, haga clic en el botón que dice Crear.

5. Así es como construyes una base de datos con acceso. Su base de datos debe estar disponible en la ruta especificada.

Crea una tabla en tu base de datos

La base de cualquier base de datos es tablas. Son estas tablas donde se guarda sus datos en varias columnas, y esto es en lo que puede ejecutar consultas y generar informes desde.

Cuando crea una nueva base de datos en acceso, abre la nueva pantalla de creación de tabla en la vista de la hoja de datos. Esta vista no es la más fácil de trabajar, por lo que debe cambiarla a la vista de diseño y luego crear las columnas de su tabla.

1. Haga clic derecho en la tabla recién creada y seleccione Vista de diseño.

2. Le pedirá que guarde su mesa primero. Ingrese un nombre para la tabla y haga clic en DE ACUERDO.

3. La siguiente pantalla le permite agregar columnas y sus tipos de datos a la tabla. Mantenga la primera columna como es porque genera una identificación única para cada uno de sus artículos.
4. Mientras estamos construyendo una base de datos de estudiantes, coloque su cursor en el segundo campo y escriba Nombre del estudiante. Elegir Texto corto desde el Tipo de datos campo.

5. Ingresar Edad Como el siguiente nombre del campo y elija Número desde el Tipo de datos Menú desplegable.

6. Agregue la última columna con el nombre País y Texto corto Como tipo de datos.

7. Prensa Ctrl + S Para salvar la mesa.

Cree un formulario para la entrada de datos en su base de datos

Si bien puede abrir la tabla en la vista de hoja de datos y agregarle los datos requeridos, un formulario le proporcionará una forma más fácil de ingresar sus datos. Tampoco tendrá que entrometerse con ningún otro dato en la tabla, ya que solo un formulario le permite editar una entrada a la vez.

Puede usar el asistente de formulario de acceso para crear un formulario para la entrada de datos con los campos elegidos.

1. Mientras el acceso aún está abierto con su base de datos, haga clic en el Crear pestaña en la parte superior y elige la opción que dice Formulario.

2. Le pedirá que seleccione los campos que desea usar en su formulario. Seleccione todo lo que necesitará para ingresar un valor y haga clic en el icono de flecha derecha para agregarlos a la lista. Luego haga clic en Próximo en el fondo.

3. La siguiente pantalla ofrece cuatro diseños de formulario para elegir. Haga clic en cualquier diseño y aparecerá una vista previa en el lado izquierdo. Una vez que haya hecho una selección, haga clic en Próximo en el fondo.

4. Ingrese un nombre para su formulario y presione Finalizar.

5. El formulario debe abrir permitiéndole agregar datos a su tabla.

Cree una consulta para filtrar datos en su base de datos

Una consulta le permite filtrar los datos guardados en sus tablas utilizando varios criterios personalizados. Por ejemplo, si está buscando recuperar los datos de los estudiantes que tienen 20 años o más y viven en los EE. UU., Puede crear una consulta y generar una tabla que solo tenga a los estudiantes que coincidan con sus criterios.

1. Clickea en el Crear pestaña en la parte superior y seleccione Asistente para consultas.

2. Elija la primera opción que dice Asistente de consulta simple y golpear DE ACUERDO.

3. Seleccione la tabla y los campos que desea incluir en la consulta y haga clic en Próximo.

4. Elegir el Detalle opción en la siguiente pantalla y haga clic en Próximo en el fondo.

5. Ingrese un nombre para su consulta y presione Finalizar en el fondo.

6. Haga clic derecho en su consulta recién creada y elija Vista de diseño. Usará esta vista para ingresar los criterios para su consulta.

7. La siguiente pantalla le permite especificar los filtros para su consulta. Creemos una regla que solo muestra a los estudiantes de 20 años o más y que son de los EE. UU.
   Tipo > = 20 en el Criterios caja para el Edad campo.
   Ingresar A NOSOTROS en el Criterios fila para el País campo.

8. Prensa Ctrl + S Para guardar los cambios.
9. Haga doble clic en su consulta en la barra lateral izquierda y verá la versión filtrada de sus datos.

Cómo crear un informe de base de datos en el acceso

Los informes generalmente se usan para sacar datos del acceso y verlos como archivos independientes. El acceso le permite generar informes para sus tablas y campos elegidos y utiliza el mismo estilo del asistente que los formularios y las consultas para hacer informes.

1. Clickea en el Crear pestaña en la parte superior y seleccione Asistente de informes.

2. Agregue los campos que desea tener en su informe y haga clic en Próximo.

3. Si desea especificar cualquier pedido de agrupación, puede hacerlo en esta pantalla. Luego golpear Próximo.

4. Si desea ordenar sus registros por un campo, puede hacerlo en esta pantalla. Luego haga clic en Próximo.

5. Seleccione un diseño de informe y presione Próximo.

6. Ingrese un nombre para el informe y haga clic en Finalizar.

7. Haga clic derecho en el informe y elija Vista previa de impresión.

8. Haga clic en PDF o XPS en la parte superior para guardarlo en cualquiera de estos formatos.

Su base de datos completa con tablas, formularios, consultas e informes está lista.

¿Cómo se construye sus bases de datos?? Si usa el acceso, ¿usa las características mencionadas anteriormente?? Háganos saber en los comentarios a continuación.