Cómo compartir un calendario en Outlook

¿Está buscando una manera fácil de compartir su calendario en Microsoft Outlook?? Ya sea que esté trabajando en un proyecto de equipo o que necesite coordinar con otra persona, esta guía le mostrará cómo hacerlo. Le enseñaremos cómo compartir un calendario en Outlook usando el escritorio y las versiones web de Outlook. Y como beneficio adicional, obtendrá consejos sobre cómo administrar sus permisos de calendario.

3. En la pestaña Inicio, seleccione Calendario Compartir en el lado superior derecho de la barra de herramientas.

4. Outlook le presentará una lista de calendarios compartibles. Recuerde que no se pueden compartir todos los calendarios que configura en Outlook.

5. Haga clic en el calendario que desea compartir para seleccionarlo.

6. Se abrirá un nuevo cuadro de diálogo con propiedades del calendario. Seleccione Agregar para agregar usuarios.

7. De una lista de contactos (generalmente su libreta de direcciones) elija con quién compartirá el calendario. Comience a escribir el nombre de la persona, y Outlook completará su dirección de correo electrónico.

8. Las personas agregadas tendrán niveles de permiso de intercambio predeterminado. Ahora puede seleccionarlos individualmente y cambiar su nivel de acceso como mejore.

Cómo compartir el calendario de Outlook en el sitio web

Todavía puede compartir su calendario usando el sitio web de Outlook si está utilizando un dispositivo sin una aplicación Microsoft Outlook. Así es cómo:

1. Abra su navegador web preferido y escriba Outlook.vivir.com en la barra de direcciones. Inicie sesión con sus credenciales.

2. Seleccione el icono del calendario en el menú del lado izquierdo.

3. Seleccione el calendario que desea compartir y haga clic con el botón derecho en él.

4. Si se puede compartir este calendario en particular, tendrá las opciones para compartir y los permisos. Pinchalo.

5. Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo. Escriba la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir el calendario. Si el destinatario está en sus contactos, la aplicación Web Outlook ofrecerá una lista desde la que puede elegir los correos electrónicos.

6. Una vez que agregue los usuarios, puede establecer sus niveles de permiso. Elija entre puede ver todos los detalles y puede editar desde un menú desplegable.

7. Seleccionar compartir.

Comprender los niveles de permiso

Al compartir su calendario de Outlook con alguien, tendrá que establecer el nivel de permiso siguiendo los pasos descritos anteriormente. Puede dejarlo por defecto o cambiarlo a una de las opciones ofrecidas. Hay cinco opciones si está utilizando la aplicación Desktop Outlook y solo dos opciones si comparte su calendario a través del sitio web. Para saber exactamente qué nivel de permiso elegir, debe comprenderlos.

Recuerde que si desea niveles de permiso más detallados, tendrá que configurarlos usando la aplicación Outlook Desktop. La versión web tiene opciones limitadas; solo puede configurar puede ver todos los detalles o puede editar. Eso significa que sus colegas podrán ver todos los elementos del calendario en sus detalles completos o podrán verlos y editarlos.

Puede ver cuando estoy ocupado

Este es el nivel de permiso predeterminado, y si opta por no cambiarlo, esto es lo que el destinatario tendrá automáticamente. Sus compañeros de trabajo con el que compartió su calendario podrán abrirlo y solo ver si está disponible, ocupados, fuera de la oficina o si tiene una cita.

Puede ver títulos y ubicaciones

Si desea mostrar más detalles a los destinatarios del calendario, elija la opción "Puede ver los títulos y ubicaciones". Aunque esto da cierto acceso a detalles limitados, sus colegas ahora pueden ver la ubicación y los títulos (o sujetos) de sus reuniones. Puede etiquetar algunas de sus reuniones como citas privadas, y no mostrarán la ubicación y el título. En cambio, serán designados privados incluso cuando usen este nivel de permiso.

Puede ver todos los detalles

Esta configuración de nivel de permiso permitirá a los destinatarios ver los detalles completos y todos los elementos calendario. Además de reuniones y citas, también verán a los asistentes, notas de reuniones y archivos adjuntos.

Poder editar

Este nivel de permiso permitirá a sus colegas cambiar su calendario de Outlook. Podrán agregar o eliminar sus citas. Pero no podrán recibir solicitudes de reuniones para usted, ni podrán responder a las invitaciones de la reunión.

Delegar

Probablemente querrás asignar este nivel de permiso a alguien confiable. Les permitirá manejar todas las reuniones, citas e invitaciones por completo. Cuando asigna un permiso de delegado a alguien, puede elegir si les da el poder para manejar sus citas privadas. Pero para fintar estas opciones de calendario de Outlook, tendrá que ir a la configuración de la cuenta.

Para hacerlo, siga estos pasos:

1. Vaya al archivo en la esquina superior izquierda de la aplicación Outlook.

2. En la pestaña Información, seleccione Configuración de la cuenta.

3. Encuentra la opción de acceso delegado

4. Configurar las opciones de delegado. Puede elegir sus solicitudes de reunión para entregarse solo a sus delegados, pero recibirá sus copias. La segunda opción solo tendrá que sus delegados reciban solicitudes de reuniones. La tercera opción enviará solicitudes de reuniones tanto a usted como a su delegado.

Es importante saber que no puede establecer una organización completa o usuarios externos como delegados. Este nivel de permiso está reservado solo para usuarios o grupos específicos. Los delegados tendrán acceso completo a todos los artículos calendario, así que elija cuidadosamente a quién desee asignar este nivel de permiso.

Compartir su calendario en Outlook es una excelente manera de mantener a todos en la misma página. Siguiendo estos simples pasos, puede compartir fácilmente su calendario y tener tranquilidad sabiendo que todos están en el mismo horario. ¿Tiene algún otro consejo para compartir calendarios en Outlook?? Háganos saber en los comentarios!